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Organização no trabalho

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Você chega no trabalho e tem uma série de coisas para fazer. Sem saber por onde começar, acaba tentando fazer tudo de uma só vez e, no fim do dia, percebe que não conseguiu cumprir as metas e as tarefas continuam acumuladas, o que vai de dar ainda mais trabalho no dia seguinte. A organização é fundamental nesses casos. Ao invés de trabalhar em um monte de coisas, que tal fazer uma lista de prioridades e tentar se limitar às principais tarefas do dia? A dica é da coach Carla Brocchieri. “Trinta minutos antes do final do trabalho, identifique as ações necessárias para realizar as atividades do dia seguinte. Analise-as e as coloque em lista com colunas A (alto impacto), b (médio impacto), C (baixo impacto), D (delegáveis) e E (elimináveis). Faça as prioridades. O que não deu para fazer, coloque na lista do dia seguinte. Assim, você não esquece nada e não deixa as prioridades de lado. Você vai se surpreender com o quão produtivo se tornará. O dia irá render mais, sem precisar que você fique estressado”, diz.

Ela dá mais algumas dicas que certamente irão te ajudar a se organizar melhor. Confira:

- Tenha horários para ver os novos e-mails e acessar o Facebook (de 2 a 3 vezes por dia). Desligue todos os tipos de alertas de e-mail (no notebook, smartphone e tablets).

- Crie uma pasta “Arquivo morto” e mova para lá todas as mensagens – lidas e não lidas – que estão há mais de uma semana na caixa de entrada.

- Processe as mensagens que ficaram na caixa de entrada de forma decrescente (mais antigo primeiro). Decida se é necessário tomar uma ação ou não com as informações. Se não for necessário e você não for precisar mais do e-mail, jogue no lixo.

- Se você precisar tomar alguma ação, faça imediatamente. Depois de executar a ação, decida se precisará ou não guardar o e-mail. Se precisar, arquive. Se não, mande para o lixo. Se a mensagem precisar de uma ação que levará mais de dois minutos, mova imediatamente para a pasta "responder" e siga para a próxima mensagem.

- Depois de finalizar toda a caixa de entrada, foque na pasta “responder” e invista o tempo necessário para zerá-la de forma eficaz. Lembre-se de manter o foco e permanecer no processo de responder. Nada de verificar a caixa de entrada para saber se chegou alguma coisa nova enquanto responde.

- Resista a começar outras tarefas. Não importa quão simples ou pequenas elas sejam, faça um esforço extra para não começá-las antes de concluir o que você está trabalhando. Perceba quando estiver colocando alguma coisa de lado e só inicie quando terminar o que estava fazendo.

- Coloque todo o seu material de trabalho em pastas com o nome do lado de fora, assim será mais fácil achar.

- Quando você estiver trabalhando em seus itens de alta prioridade, minimize suas chances de ser interrompido. Feche sua porta se necessário. Não atenda ao telefone. Procure um lugar tranquilo para trabalhar.

- Elimine as Distrações. A internet e o e-mail são provavelmente os melhores exemplos. Quantas vezes você estava bem no meio de uma tarefa e de repente decidiu ver alguma outra coisa na web? 45 Sites depois, você percebeu que precisa voltar a trabalhar. Feche seu cliente de e-mail. Desligue sua conexão com a internet se você precisar.